Hlavním úkolem samostatného oddělení kanceláře tajemníka je komplexní zajištění činnosti městského úřadu a komunikace napříč odbory, včetně organizace porad vedoucích odborů a jednotlivých oddělení.

Personální a mzdová agenda

Kancelář tajemníka zabezpečuje celkový chod personální a mzdové agendy. Jedná se zejména o úkoly spojené s výběrovým řízením a obsazováním pracovních pozic, stážistů, brigádníků, veřejně prospěšných prací a veřejné služby a s tím spojené administrativy. Dále úkoly spojené s vedením mzdového účetnictví, zpracováním platů a odměn a zajištěním benefitů pro zaměstnance. Vede evidenci pracovních úrazů, poskytování náhrad škod a evidenci pohledávek za zaměstnanci. Zajišťuje požadavky na zvyšování kvalifikace zaměstnanců a jejich pravidelné proškolování, včetně plnění zkoušek odborné způsobilosti úředníků.

Zastupitelstvo a rada města

Dále zajišťuje přípravu a organizaci zasedání zastupitelstva, rady a dalších orgánů města, včetně technického a materiálního zabezpečení. Uveřejňuje právní předpisy obce a další povinně zveřejňované informace na webových stránkách města. Zajišťuje vypracování a evidenci všech vnitřních předpisů a směrnic městského úřadu včetně kodexů chování.

Volby

Zabezpečuje úkoly v rámci konání voleb do Poslanecké sněmovny a Senátu Parlamentu ČR, Evropského parlamentu, zastupitelstva kraje, zastupitelstva obce a volby prezidenta republiky. Zabezpečuje jejich organizaci, technické a materiální zabezpečení jednotlivých volebních okrsků. Dále plní úkoly spojené s prováděním místního referenda a s konáním veřejného shromáždění.

Krizové řízení, BOZP a PO

Zabezpečuje plnění povinností v oblasti krizového řízení, prevence rizik, bezpečnosti a ochrany zdraví při práci a požární ochrany. Zejména zajištění podmínek pro bezpečné pracoviště, proškolování zaměstnanců v těchto oblastech, plnění úkolů spojených s ochranou obyvatelstva včetně zřízení a organizace zvláštních orgánů města jako jsou Bezpečnostní rada a Krizový štáb obce s rozšířenou působností. Komplexně zajišťuje plnění úkolů na úseku požární ochrany ve vztahu k jednotkám sboru dobrovolných hasičů.

Ekonomika a rozpočet

Zajišťuje ekonomickou agendu samostatných oddělení kanceláře tajemníka a IT, zpracovává čtvrtletní rozbory hospodaření. Zajišťuje oběh účetních dokladů vztahujících se k činnostem odboru v oblasti příjmové a výdajové, včetně vedení evidence smluv. Podílí se na sestavování návrhu rozpočtu města, kontroluje a vyhodnocuje jeho průběžné čerpání.

GDPR a žádosti dle informačního zákona

Zajišťuje plnění úkolů v oblasti ochrany osobních údajů a naplnění práv subjektů údajů z pozice pověřence pro ochranu osobních údajů pro město Orlová, Petřvald a obec Doubrava a jimi zřízené příspěvkové organizace. Vyřizuje a eviduje žádosti o informace dle zákona o svobodném přístupu k informacím.

Legislativní rámec a hlavní činnosti kanceláře tajemníka tvoří:

• Zákon číslo 128/2000 Sb., o obcích
• Zákon č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků
• Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce
• Zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím
• Zákon č. 84/1990 Sb., o právu shromažďovacím
• Zákon č. 309/2006 Sb., o zajištění dalších podmínek bezpečnosti a ochrany zdraví při práci
• Zákon č. 133/1985 Sb., o požární ochraně
• Zákon č. 239/2000 Sb., o integrovaném záchranném systému
• Zákon č. 240/2000 Sb., o krizovém řízení
• Zákon č. 241/2000 Sb., o hospodářských opatřeních pro krizové stavy
• Zákon č. 12/2002 Sb., o státní pomoci při obnově území postiženého živelní nebo jinou pohromou
• Zákon č. 222/1999 Sb., o zajišťování obrany České republiky
• Zákon č. 585/2004 Sb., o branné povinnosti a jejím zajišťování
• Zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti
• Zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů
• Zákon č. 6/2002 Sb., o soudech, soudcích, přísedících a státní správě soudů