Informační memorandum

(informace o zpracování osobních údajů)

Město Orlová, jako správce Vašich osobních údajů, se zavázalo Vaše osobní údaje důsledně chránit v souladu s transparentností, etickými informačními postupy a platnými zákony na ochranu osobních údajů̊, včetně Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), někdy také General Data Protection Regulation (dále také Nařízení GDPR).

Město Orlová si klade za cíl zajistit maximální ochranu Vašich osobních údajů při všech operacích, které souvisí s jejich zpracováním  (např. shromažďování, ukládání, vyhledávání, strukturování, uspořádávání, výmaz apod.).

Cíl regulace nakládání s osobními údaji

Cílem města Orlová je zajistit maximální ochranu vašich osobních údajů při jejich zpracovávání. Ať jste městu Orlová své osobní údaje svěřili na základě smlouvy nebo souhlasu, či je města Orlová získalo ze zákona, postup města Orlová při jejich ochraně ctí ta samá pravidla:

1)      minimalizovat jejich nutný rozsah,

2)      chránit je a kontrolovat přístup k nim,

3)      vymazat je, když už nejsou aktuální a potřebné.

Konkrétní zásady a postupy při zpracování

1. Předmět:

Toto Informační memorandum jasným a srozumitelným způsobem vysvětluje základní informace týkající se zpracování Vašich osobních údajů, současně Vás informuje o právech, která můžete vůči městu Orlová, jako správci Vašich osobních údajů, uplatnit.

Osobní údaje jsou jakékoliv informace týkající se identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby, tj. osoby, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat prostřednictvím odkazu na identifikátor jako je jméno, identifikační číslo, údaje o umístění, on-line identifikátor, nebo odkazu na jeden či více faktorů specifických pro fyzickou, fyziologickou, genetickou, duševní, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu této fyzické osoby.

Město Orlová, jako správce Vašich osobních údajů, tyto údaje shromažďuje různými způsoby, a to jak elektronicky, tak i v analogové podobě. Ke shromažďování Vašich osobních údajů dochází při výkonu povinností města v rámci přenesené i samostatné působnosti, nebo při nákupu zboží či služeb, při uzavírání smluv nebo komunikaci s občany a ostatními subjekty, nebo při návštěvách a používání našich webových stránek.  

2. Správce osobních údajů:

Městský úřad Orlová, Osvobození 796, 735 14 Orlová – Lutyně, Datová schránka ID: r7qbskc, Elektronická podatelna: posta@muor.cz, IČ: 00297577, DIČ: CZ00297577

Pověřencem pro ochranu osobních údajů byla jmenována Ing. Daniela Dobda, tel.: +420 596 581 174, e-mail: poverenec@muor.cz  

V případě žádosti o naplnění vašich práv v oblasti osobních údajů se obracejte na Pověřence pro ochranu osobních údajů, resp. Město Orlová můžete kontaktovat na e-mailové adrese posta@muor.cz, či pomocí datové schránky ID: r7qbskc.

3. Kategorie osobních údajů:

Mezi osobní údaje, které můžeme shromažďovat a zpracovávat, patří mimo jiné:

• základní identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, adresa bydliště, identifikační číslo apod.)
• kontaktní údaje (telefonní číslo, e-mailová adresa, datová schránka apod.)
• informace, které nám poskytnete při komunikaci s námi
• informace, jejichž zpracování nám ukládá zákon (např. obsah rozsudku, omezení svéprávnosti, zákaz pobytu, státní občanství apod.)
• informace potřebné k zajištění bezpečnosti, ochrany zdraví a majetku (např. kamerové záznamy apod.).

4. Právní základ pro zpracování osobních údajů:

Zpracování Vašich osobních údajů Město Orlová, jako správce Vašich osobních údajů, provádí pouze pokud je podloženo právním základem, kterým je:

• zpracování je nezbytné pro splnění povinnosti, která se na správce vztahuje (např. zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní řízení), ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, ve znění pozdějších předpisů apod.),
• zpracování je nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou jste Vy, coby subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na Vaši žádost tohoto subjektu údajů,
• Vy, coby subjekt údajů, jste udělili souhlas se zpracováním osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů,
• zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů Vás, coby subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby,
• zpracování je nezbytné pro splnění úkolů prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je správce pověřen,
• zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů správce.

5. Základní účely zpracování Vašich osobních údajů:

Za účel zpracování osobních údajů se považuje jednoduše důvod, pro který chceme Vaše osobní údaje zpracovávat nebo kvůli čemu či za jakým cílem chceme Vaše osobní údaje evidovat a dále s nimi pracovat.

Účelem zpracování Vašich osobních údajů ze strany správce je mj.:

• plnění povinnosti v přenesené a samostatné působnosti správce, včetně poskytování informací,
• správa našich smluvních závazků a probíhajících smluvních vztahů,
• rezervace termínu jednání (elektronický objednávkový systém města),
• zajišťování bezpečnosti našich webových stránek, sítí, systémů apod., nebo zajištění bezpečnosti, ochrany zdraví a majetku.

Město Orlová, jako správce Vašich osobních údajů, současně zpracovává osobní údaje v souvislosti s plněním povinností v pracovně právních vztazích se svými zaměstnanci.

6. Příjemci Vašich osobních údajů:

Příjemcem Vašich osobních údajů může být fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, soud nebo jiný subjekt, kterému jsou Vaše osobní údaje poskytnuty.

Příjemcem Vašich osobních údajů tak může být:

• např. orgán veřejné moci, soud, a to v rozsahu stanoveném zákonem,
• třetí strana v roli zpracovatele osobních údajů, se kterým je vždy uzavřena zpracovatelská smlouva v souladu s požadavky Nařízení GDPR,
• třetí strana, ale pouze pokud je to nutné k prosazování, uplatňování nebo ochraně právních nároků.

Osobní údaje nejsou předávány jiným osobám, pokud povinnost a rozsah jejich předání veřejným a soudním orgánům, úřadům či institucím není městu Orlová uložena právním předpisem, anebo k tomu Subjekt údajů neudělil souhlas. V případech, kdy je to přípustné podle zákona, může město Orlová tyto údaje poskytovat také třetím stranám, pokud je to nutné k prokazování, uplatňování nebo ochraně právních nároků.

V případě třetích stran - smluvních partnerů města Orlová, kteří se podílí na zpracování osobních údajů (tj. zpracovatelů osobních údajů), jako například osob zajišťujících technickou podporu, servis nebo provoz počítačových systémů, programů, sítí a webových stránek, poskytovatelů datových úložišť, poskytovatelů poštovních služeb, poskytovatelů zaměstnaneckých benefitů, marketingových služeb, mzdového účetnictví, apod., probíhá veškeré zpracovávání těchto osobních údajů podle pokynů města Orlová a pouze v souladu s původními účely.

7. Doba uchovávání Vašich osobních údajů:

Osobní údaje jsou shromažďovány, zpracovávány a uchovávány pouze po nezbytnou dobu, která je individuální pro jednotlivé účely zpracování, a stanovena platným Spisovým a skartačním plánem, vydaným v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, a nebo stanovena Vaším souhlasem. Po uplynutí této doby jsou osobní údaje zlikvidovány, pokud se nejedná o dokumenty vybrané v souladu se zákonem k archivaci.

8. Ochrana Vašich osobních údajů:

Město Orlová uplatňuje vhodná bezpečnostní (technická, fyzická a organizační) opatření, která jsou přiměřeně navržena tak, aby zajišťovala ochranu osobních údajů před náhodným nebo protiprávním zničením, ztrátou, úpravami, nepovoleným zveřejněním nebo přístupem, a dalšími formami nezákonného zpracování. Přístup k osobním údajům je omezen na oprávněné příjemce, kteří tyto údaje potřebují znát. Město Orlová udržuje ucelený systém informační bezpečnosti, jehož rozsah je úměrný rizikům spojeným se zpracováváním údajů. Tento systém je neustále přizpůsobován za účelem zmírnění provozních rizik a k ochraně osobních údajů při zohlednění uplatňovaných postupů. Při zpracovávání jakýchkoli citlivých osobních údajů jsou uplatňována rozšířená bezpečnostní opatření.

9. Webové stránky:

Soubory cookie, využití dat a podobné nástroje:

• Webové stránky města Orlová mají možnost automaticky shromažďovat určité informace pomocí technologií, jako jsou soubory cookie, nástroje pro analýzu internetového prohlížeče a protokoly serveru. V řadě případů jsou informace shromažďované pomocí souborů cookie a dalších nástrojů používány neidentifikovatelným způsobem bez jakéhokoli odkazu na osobní údaje.
• Cookie jsou malé textové soubory, které webová stránka při návštěvě ukládá prostřednictvím prohlížeče na pevný disk počítače nebo jiného zařízení. Soubory cookie lze používat k zefektivnění používání webových stránek a rovněž k přizpůsobení preferencí procházení a zlepšení funkce webových stránek. Soubory cookie slouží k řízení výkonu a shromažďování informací o tom, jakým způsobem jsou webové stránky používány, resp. k analytickým účelům. Existují dva druhy souborů cookie: soubory cookie relace, které jsou z vašeho zařízení odstraněny po opuštění webové stránky, a trvalé soubory cookie, které zůstávají ve vašem zařízení po delší dobu, resp. dokud je ručně neodstraníte.
• V souborech protokolů serverů města Orlová mohou být shromažďovány informace o tom, jakým způsobem uživatelé webové stránky města Orlová používají (údaje o použití). Mezi tyto údaje patří mimo jiné název domény uživatele, jazyk, typ prohlížeče a operační systém, poskytovatel internetových služeb, adresa IP (internetový protokol), lokalita nebo odkaz, ze kterého jste jako uživatel na webovou stránku města Orlová přišel, web, který jste navštívili před příchodem na webovou stránku města Orlová, webová stránka, kterou navštívíte po opuštění webu města Orlová, a rovněž čas strávený na webu města Orlová. Údaje o používání webu města Orlová lze sledovat a využívat k hodnocení jeho výkonu a činnosti, ke zlepšení jeho designu a funkcí, nebo k bezpečnostním účelům.
• Nastavení svého internetového prohlížeče můžete změnit tak, aby prohlížeč přijaté soubory cookie zablokoval nebo na jejich přijetí upozornil či je smazal. Případně můžete webovými stránkami města Orlová procházet pomocí anonymního profilu prohlížeče. Další informace o úpravách či změnách nastavení internetového prohlížeče naleznete v příručce nebo v nápovědě k prohlížeči. Pokud nesouhlasíte s použitím souborů cookie nebo podobných technologií, které ukládají informace do vašeho zařízení, musíte odpovídajícím způsobem změnit nastavení svého prohlížeče. Upozorňujeme, že některé funkce webových stránek města Orlová nemusejí pracovat správně, pokud zakážete příjem souborů cookie nebo výše popsané technologie.

Propojené stránky:

• Na webových stránkách města Orlová mohou být odkazy na weby třetích stran („propojené stránky“). Propojené stránky města Orlová není povinen hodnotit, kontrolovat ani zkoumat. Každá propojená stránka může mít vlastní podmínky použití a prohlášení o ochraně osobních údajů. Uživatelé se při používání propojených stránek musí s těmito podmínkami seznámit a dodržovat je. Město Orlová nenese odpovědnost za zásady a postupy jakýchkoli propojených stránek a případných dalších odkazů, které se na těchto stránkách nacházejí. Tyto odkazy nepředstavují schválení propojených webů nebo jakékoli společnosti či služby ze strany města Orlová. Město Orlová doporučuje uživatelům, aby se seznámili s podmínkami a odpovídajícími dokumenty těchto propojených webů dříve, než je začnou používat.

Děti:

• Webové stránky města Orlová nejsou zaměřeny na děti, nejsou využívány k vědomému získávání osobních údajů od dětí a k poskytování služeb dětem.

Služba Google Analytics:

• Webové stránky města Orlová mohou používat službu Google Analytics ke shromažďování informací o on-line aktivitách uživatelů, jako např. navštívené webové stránky, odkliknuté odkazy a provedená vyhledávání. Město Orlová může tyto informace používat k sestavování zpráv a k vylepšování svého webu. Informace vytvořené soubory cookie a vaše aktuální IP adresa jsou přenášeny z vašeho internetového prohlížeče a uloženy na serverech Google. Ve vašem zastoupení Google tyto informace používá pro účely vyhodnocení způsobu používání webu města Orlová, tak jak bylo popsáno výše. IP adresa získaná prostřednictvím služby Google Analytics není spojena s jakýmikoli jinými daty v držení společnosti Google. Další informace o údajích shromažďovaných službou Google Analytics získáte na této adrese. Soubory cookie můžete zablokovat pomocí odpovídajících nastavení internetového prohlížeče. Doplněk internetového prohlížeče Google Analytics Opt-out je možné stáhnout zde.

10. Vaše práva vyplývající z Nařízení GDPR:

V relevantních případech a do míry přípustné podle platného zákona máte právo se na město Orlová obracet za účelem uplatnění práva na:

• přístup ke svým osobním údajům;
• opravu nebo aktualizaci svých nepřesných nebo neaktuálních osobních údajů;
• výmaz vašich osobních údajů, pokud dochází k jejich zpracování v rozporu s ochranou definovanou příslušnou legislativou nebo v rozporu s uděleným souhlasem, příp. pokud je souhlas odvolán;
• omezení zpracování vašich osobních údajů;
• vznesení námitky proti zpracování vašich osobních údajů;
• přenositelnost vašich osobních údajů údajů;
• odvolání souhlasu se zpracováním vašich osobních údajů, pokud je toto zpracování podmíněno vaším předchozím souhlasem; tímto však není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním;
• další práva podle obecného nařízení o ochraně osobních údajů.

Naplnění vašich práv je umožněno bezplatně a ve lhůtě do 30ti dnů od podání žádosti. Máte rovněž právo na podání stížnosti u Dozorového orgánu, kterým je Úřad na ochranu osobních údajů (https://www.uoou.cz/).

Město Orlová si dovoluje upozornit, že je povinen řádně ověřit totožnost žadatele o naplnění práv Subjektu údajů a toto ověření zdokumentovat. Existuje-li pochybnost o totožnosti Subjektu údajů, který podává žádost o informace o zpracování osobních údajů, uplatňuje některé z práv Subjektu údajů nebo dává správci podnět, může jej město Orlová požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení jeho totožnosti.

11. Souhlas a jeho odvolání:

Vědomým poskytnutím Vašich osobních údajů berete na vědomí a souhlasíte se shromažďováním, zpracováváním a použitím těchto údajů, ve smyslu tohoto dokumentu.

V případech, kdy tak vyžaduje platný zákon, budete požádáni o výslovný souhlas.

Udělený souhlas můžete kdykoliv odvolat, aniž byste musel uvádět důvody. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování Vašich osobních údajů vycházející z původně uděleného souhlasu.

12. Automatizované rozhodování:

Při zpracování osobních údajů v rámci města Orlová nedochází k automatizovanému rozhodování, na jehož základě by byly činěny úkony či rozhodnutí, jejichž obsahem by byl zásah do práv či oprávněných zájmů Subjektu údajů.

13. Akce pořádané městem Orlová

Město Orlová organizuje řadu společenských, kulturních, sportovních či vzdělávacích akcí, z nichž jsou pořizovány fotografie, zvukové či obrazové záznamy, a to pro účely jejich zveřejnění v Orlovských novinách, on-line Orlovských novinách, na webových stránkách města, webových stránkách Městské policie Orlová, webových stránkách Městského informačního centra, na profilu města Orlová na stránkách YouTube, Instagram a Facebook, pro potřeby reportáže z pořádané akce či k uvedení na propagačních materiálech města Orlová. Ve všech těchto případech musí být fotograf nebo kameraman řádně a viditelně označen.

Účastníci těchto akcí budou vždy informováni o pořizování dokumentace a uvedení účelu tohoto pořízení (upozornění moderátora, informační tabule, informace na pozvánce, viditelně označený fotograf, kameraman).

Svoji účastí na akcích města, za splnění podmínek dle předchozího odstavce, udělujete konkludentní souhlas (projev vůle učiněný jiný způsobem než slovně nebo písemně) s tím, že můžeme pořizovat Vaše fotografie apod.

I v případě udělení konkludentního souhlasu s fotografováním či natáčením máte právo tento svůj souhlas následně odvolat. Odvolání souhlasu můžete učinit písemně, doručením svého podání na podatelnu města Orlová nebo osobně prostřednictvím pověřence pro ochranu osobních údajů.

14. Úpravy dokumentu Informační memorandum:

Město Orlová si vyhrazuje právo kdykoli provádět změny, úpravy a aktualizace tohoto dokumentu.

Pravidelně ověřujte, zda pracujete s nejnovější verzí tohoto dokumentu.